Štipendium a/alebo cestovný grant nie sú právne nárokovateľné. Na udelenie finančnej podpory zo zdrojov NŠP vplýva splnenie formálnych požiadaviek uchádzačom podľa aktuálnej výzvy, kvalita uchádzača, obsah plánovaného pobytu a jeho potreba, ako aj finančné možnosti NŠP k danému termínu uzávierky.
Za finálnu kompletnosť žiadosti a za správnosť informácií uvedených v nej a v jej prílohách je zodpovedný uchádzač; administrátor programu vzhľadom na dostatočný čas na prípravu žiadosti medzi otvorením elektronického systému na podávanie žiadostí a termínom uzávierky, ako aj s ohľadom na vyhlásenie uchádzača pri podávaní žiadosti, že všetky údaje uvedené v žiadosti sú úplné, aktuálne a pravdivé a že žiadosť je kompletná, vrátane všetkých požadovaných príloh a dokumentov, nie je povinný poskytnúť uchádzačovi možnosť opravy žiadosti (žiadosť sa teda posudzuje tak, ako bola podaná uchádzačom).
Za administráciu výberového procesu je zodpovedná SAIA, n. o., ako administrátor štipendijného programu. Administrátor programu koná v rámci konkrétneho výberu tak, aby bol zachovaný rovnaký prístup k uchádzačom počas daného výberu.
Administrátor posúdi, či žiadosti spĺňajú formálne požiadavky programu ku dňu termínu uzávierky, ku ktorému boli podané. Administrátor môže zamietnuť pre formálne nedostatky také žiadosti:
• u ktorých existuje rozpor s podmienkami programu (najmä v oblastiach oprávnenosti uchádzačov, resp. štipendistov, alebo neexistencie zodpovedajúcej kategórie podpory uchádzača), alebo
• u ktorých nie sú splnené formálne náležitosti žiadosti, resp. požadovaných príloh, alebo
• u ktorých sú skutočnosti uvedené v žiadosti a jej prílohách vo vzájomnom rozpore, alebo
• u ktorých sa v priebehu kontroly zo strany administrátora zistí, že vyhlásenia uchádzača, ktorými potvrdzuje, že informácie sú úplné, pravdivé a správne, nie sú pravdivé.
Pri svojom rozhodovaní môže administrátor brať do úvahy, či ide o takú skutočnosť, ktorá môže mať zásadný vplyv na vecné posúdenie žiadosti. Administrátor môže svoje zistenia konzultovať s výberovou komisiou. Administrátor taktiež pri svojom rozhodovaní berie do úvahy aj odporúčania a požiadavky výberovej komisie z predchádzajúcich výberov.
Žiadosti, ktoré administrátor nezamietol pre formálne nedostatky, postupujú na ďalší výber výberovou komisiou.
Výberová komisia, ktorú menuje minister školstva, vedy, výskumu a športu SR, vyberá štipendistov na základe predložených podkladových materiálov. Zameria sa najmä na:
• zdôvodnenie, prečo sa uchádzač rozhodol absolvovať časť štúdia alebo výskumný/umelecký alebo prednáškový pobyt na vybranej vysokej škole, resp. výskumnom pracovisku v zahraničí;
• odborný program študijného/výskumného/umeleckého/prednáškového pobytu a využitie výsledkov pobytu pre ďalšie štúdium alebo vedeckú dráhu, resp. pre kariérny rast uchádzača;
• odborné a osobnostné predpoklady, ako aj zhodnotenie zámeru pobytu uchádzača uvedené v odporúčaniach;
• študijné, resp. vedecké výsledky;
• stanovisko prijímajúcej inštitúcie v pozývacom liste;
• celkovú kvalitu predloženej žiadosti.
Výberová komisia môže s osobitným zreteľom posudzovať žiadosti, ktoré boli predložené uchádzačmi, ktorí už získali štipendium, ale z dôvodu zásahu vyššej moci (napr. pandémie Covid-19) nenastúpili na už schválený pobyt, alebo si tento pobyt museli z dôvodu vyššej moci skrátiť, alebo pod vplyvom situácie spôsobenej vyššou mocou ho nemohli plnohodnotne využiť na realizáciu plánovaného zámeru. V takýchto prípadoch, v porovnaní s ostatnými uchádzačmi, môže výberová komisia postupovať pri výbere rámcovo osobitne, ak to v rámci danej výzvy uzná za potrebné. Každá takáto žiadosť však bude posudzovaná individuálne v súlade s platnými podmienkami programu a musí byť kvalitatívne relevantná; nie je možné schvaľovať takéto žiadosti automaticky len z dôvodu predchádzajúceho schválenia štipendia a jeho postihu zásahom vyššej moci.
Administrátor rešpektuje výber štipendistov vykonaný výberovou komisiou a udelí štipendium v súlade s uvedeným výberom. Informáciu o udelení/neudelení štipendia a cestovného grantu oznámi SAIA, n. o., uchádzačom spravidla do 8 týždňov po uzávierke na predkladanie žiadostí.
Schváleným štipendistom SAIA, n. o., vystaví a zašle Dekrét o udelení štipendia a zašle ho poštou spolu s ďalšími informáciami a požiadavkami pre vyplácanie štipendia štipendistovi. Štipendista je povinný pred začiatkom vyplácania štipendia zaslať administrátorovi programu originál potvrdenia o akceptácii štipendia (formulár potvrdenia o akceptácii štipendia zašle štipendistovi administrátor programu), originál akceptačného/pozývacieho listu vystaveného prijímajúcou inštitúciou, na ktorej sa bude pobyt realizovať, a:
-
v prípade študentov a doktorandov originál potvrdenia o návšteve školy, resp. o doktorandskom štúdiu, a to na predpísanom formulári,
-
v prípade postdoktorandov originál potvrdenia vydaného štatutárnym zástupcom domácej inštitúcie s vyjadrením, že domáca inštitúcia umožní absolvovať plánovaný pobyt a umožní uchádzačovi návrat na domácu inštitúciu po skončení pobytu.
Za originál sa nepovažuje fax, tlačená kópia ani vytlačený naskenovaný dokument. Štipendium nie je možné vyplácať bez predloženia vyššie uvedených dokumentov štipendistom.
Ak je udelenie štipendia podmienené doplnením ďalších dokumentov v súlade s podmienkami programu, dohodu o udelení štipendia je možné zaslať až po splnení stanovených podmienok (o akceptácii splnenia podmienok rozhoduje administrátor programu).
Každý uchádzač, ktorý má dôvodné podozrenie na pochybenie zo strany administrátora alebo výberovej komisie v procese spracovania a posudzovania žiadostí podaných v rámci konkrétnej uzávierky, má právo podať podnet na prešetrenie najneskôr do 1 mesiaca od zverejnenia výsledkov výberu žiadostí predložených k danej uzávierke. Podnet predkladá uchádzač písomne a adresuje ho SAIA, n. o., ako organizácii administrujúcej program. Podnet musí obsahovať identifikačné údaje uchádzača, číslo žiadosti, ktorej sa podnet týka, zdôvodnenie pre podanie podnetu (vrátane skutočností, na základe ktorých došlo podľa uchádzača k pochybeniu). SAIA, n. o., podnet posúdi a spravidla do 1 mesiaca od podania podnetu oboznámi uchádzača s výsledkom prešetrenia predmetného podnetu.